Almadormida - Recuerdos del día de mañana: Oficina sin papeles

"..la media de papel impreso por un empleado de Estados Unidos en 1975 era de 62 libras (28 kilos) por año, en 1999 la cifra llegaba a las 143 libras (64,8 kilos) y en 2006 sólo se había reducido a las 127 libras (57,6 kilos).” : Vía Baquia.

Desde los años ochenta del siglo pasado una ola de eliminación de los papeles de encima de las mesas sacude los métodos de gestión, se ha dado en llamar “oficina sin papeles”.

“...todavía un 90% de la información en el mundo se encuentra en soporte papel “. Vía Mujeres de empresa.

Parecía, entonces, que los sistemas que vendrían: el correo electrónico, la proliferación de contenidos en red, los sistemas de escaneo, reconocimiento OCR, gestión documental en red y la comunicación mejorada y acelerada terminaría con ese reducto biológico y depredador del medio.

“..the usage of e-mail has in fact increased the usage of paper by 40 percent” . Vía The Hindu.

Sin embargo no solo no se ha eliminado el papel sino que su uso crece. Ya sea porque leer en papel es todavía mucho mejor que leerlo en las incómodas pantallas o porque el número de documentos a emplear se ha magnificado así como se ha agilizado la capacidad de impresión. Existen otras justificaciones de seguridad, disponibilidad y accesibilidad de información o, incluso, psicológicas que han apoyado este almacenar papel que de cuando en cuando acaba en la papelera.

Cada vez hay más papel, cada vez tenemos imprimir más documentos, planos, dossieres, separatas, referencias para revisar y emplear. Documentos que antes circulaban por varias personas ahora imprime y tira cada uno, almacenamos en infinitos archivadores documentos que necesitamos, que podemos necesitar, que puede que algún día necesitemos, etc.

El resultado no es solo el aumento de coste en papel y su repercusión medioambiental inmediata sino que el tiempo de revisión, re-revisión de documentos “nuevos”, archivo en espacio y tiempo, etc, optimización de la productividad, se multiplica. Todo esto podría reducirse y optimizarse con las nuevas estrategias y herramientas de gestión documental existentes, ver vínculos al final del artículo.

“Los investigadores de Xerox han llegado a la conclusión de que alrededor de la mitad de impresiones de una oficina se deshechan pasadas 24 horas”. Vía Baquia.

No hay más que ver las cercanías de las maquinas impresoras en cualquier oficina, un monumento de náufragos erróneos de impresión quedan allí dando idea de en que trabaja cada uno, a que dedica su tiempo o como lo pierde.

“Al reciclar una tonelada de papel se salvan 17 árboles”. Vía wikipedia

Hasta ahora las administraciones, las instituciones, no han apoyado en gran medida la eliminación de documentación en papel al mantener su técnica de la presentación de miles de papeles, algunos de ellos generados por ellos mismos, y, sobre todo, de no automatizar y permitir hacer gestiones online. Hasta ahora el número de gestiones a realizar y el número de instituciones que lo permiten son pocas. Es decir, papel, tiempo e incomodidad para todos.

“...para el año 2010 se imprimirán, a nivel global, ocho billones de páginas” . Vía Clarín.

Por eso cada día se aleja la oficina sin papeles por lo menos mientras que la lectura en pantalla sea menos “amigable” y sencilla que la lectura en papel, sin embargo sigue estando en las “to-do” lists de empresas de medio mundo, es quizás el paso hacia la "placeless office".

Oficina sin papeles. Recuerdos del día de mañana.

Imagen: http://blogs.sun.com/geertjan/resource/rules-paperless-1.png

Imagen: http://www.pdqmailingservices.com/db5/00409/pdqmailingservices.com/_uimages/MessyDesk.jpg

Consejos y herramientas para reducir el consumo de papel en la oficina: